Weniger, aber längere Reisen
Geschäftsreisen sind ein weiteres Arbeitsinstrument für viele Unternehmen. Sie werden eingesetzt, wenn es für die Mitarbeiter wichtig und unabdingbar ist, sich mit anderen Unternehmensmitgliedern, Lieferanten oder Kunden, die sich nicht am Ort des Hauptsitzes befinden, direkt auszutauschen.
Es stimmt zwar, dass die Technologie die Entfernungen verkürzt, indem sie die Kommunikation in Echtzeit erleichtert, aber für viele Unternehmen, die es vorziehen, «zu sehen, um zu glauben», d. h. mit eigenen Augen und nicht durch einen Bildschirm zu überprüfen, wie ihr Geschäft läuft, sind Reisen immer noch entscheidend.
Reiseregeln, Buchungsklasse und vorherige Genehmigungsverfahren gehören zu den grundlegenden Elementen, die die üblichen Reiserichtlinien von Unternehmen ausmachen.
Deutschland ist eine wichtige Quelle für Reisende. Laut dem jährlichen Geschäftsreisebericht des VDR, dem Verband Deutsches Reisemanagement, gibt es weniger Geschäftsreisen als vor der Pandemie, aber sie dauern jetzt länger.
Seit 2020 beträgt die durchschnittliche Abwesenheitszeit vom Büro während einer Geschäftsreise zwei Tage, insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen. Inge Pirner, Vizepräsidentin des VDR, sagte: «Sie neigen jetzt dazu, weniger häufig, dafür aber länger zu reisen und mehrere Geschäftsreisen zusammenzufassen». Zwei Drittel der Geschäftsreisenden versuchen, mehrere Termine zu kombinieren und Fahrten zu sparen.
In diesem Sinne wird die Arbeit von Käufern und Reisebüros immer komplexer, da sie in Bereichen wie Digitalisierung, Sicherheit und Nachhaltigkeit geschult werden müssen.
Zu diesem Thema fügt Hosteltur in einem Bericht - unter Berufung auf den VDR - hinzu, dass in Deutschland 56 % der Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitern die Nachhaltigkeit dieser Reisen bei der Buchung berücksichtigen.
Es fügt hinzu, dass man bei Buchungen nun auch auf ökologische und soziale Standards achtet. Je größer das Unternehmen ist, desto stärker sind die Bemühungen, den CO2-Fußabdruck zu verringern: Nur 47 % der Unternehmen mit 250 bis 500 Mitarbeitern haben entsprechende Maßnahmen ergriffen, bei den Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern sind es 67 %, so Hosteltur.
Das ändernde gesicht der geschäftsreisen
Die Sabre Corporation, ein führender Anbieter von Software und Technologie für die globale Reisebranche, hat im vergangenen Jahr die Ergebnisse einer Umfrage unter Reisebüros und Travel Management Companies (TMCs) in der Region Asien-Pazifik bekannt gegeben, aus der hervorgeht, dass sich das Gesicht der Geschäftsreisen verändert hat, während die Erholung der Branche weiter an Dynamik gewinnt.
Die Studie wurde mit Befragten im gesamten asiatisch-pazifischen Raum, in fünf Sprachen und in 21 Ländern durchgeführt, um zu verstehen, wie sich die Erwartungen der Geschäftsreisenden entwickeln und um zu erfahren, wie sich die Vermarkter von Unternehmen in der Region auf diese neuen Anforderungen einstellen.
Die Befragten wiesen auf die wachsende Notwendigkeit für die Geschäftsreisebranche hin, ihr Dienstleistungsangebot an die neuen Gegebenheiten der Belegschaft anzupassen, wie z. B. Fern- und gemischte Arbeitsvereinbarungen, und gleichzeitig die Technologie zu nutzen, um die kontinuierliche Erholung zu fördern.
Zu den wichtigsten Ergebnissen gehört, dass die Mehrheit der Geschäftsreisebüros (84 %) als Folge der Pandemie ihre Geschäftsleute umgestellt hat und sich nun auf die Optimierung von Kosten und Effizienz konzentriert, während sie die Anforderungen der Kunden und des Unternehmens mit weniger Mitarbeitern erfüllen.
Darüber hinaus haben vier Fünftel der Befragten in den letzten zwei Jahren neue Technologielösungen zur Bewältigung von COVID-19-bezogenen Risiken eingeführt.
Von denjenigen, die dies noch nicht getan haben, planen 42 %, dies in den nächsten zwei Jahren zu tun. Die beliebtesten Lösungen sind Tools für das Management von Reiserisiken, automatisierte Arbeitsabläufe und virtuelle Zahlungssysteme.
Auf der anderen Seite sagte die Hälfte der Vertreter, dass die Zunahme interner Geschäftsreisen, um Mitarbeiter an verschiedenen Orten zusammenzubringen, Chancen für einen Aufschwung schaffen wird, während 45 % sagten, dass entstehende Geschäftsreisemärkte wichtig für das Wachstum sind.
Der Markt zeigte sich sehr optimistisch: 82 % der Befragten gaben an, dass sie in den nächsten 12 Monaten mit einer Rückkehr zum Niveau vor der Pandemie bei Geschäftsreisen rechnen, und 15 % sind zuversichtlich, dass der Boom noch größer sein wird als vor der COVID-19.
55 % gaben an, dass die COVID-19-bedingten Reisebeschränkungen in ihrem Unternehmen abnehmen, während 38 % davor warnten, dass die Gesamtausgaben für Reisen steigen.
Kurzum, die Kosten sind nach wie vor ein wichtiger Faktor. Mehr als zwei Drittel haben einen mäßigen oder deutlichen Anstieg der Buchungen bei Billigfluggesellschaften verzeichnet. Dieser Trend ist in Nordasien am stärksten ausgeprägt, wo 42 % der Fluggäste auf Billigfluggesellschaften umgestiegen sind.
Nützliche tipps für geschäftsreisende
Zu den Tipps, die eine Reise erfolgreicher machen, gehören die frühzeitige Kontaktaufnahme mit Anbietern und der Versuch, Angebote für mehrere Reisen zu erhalten, die Buchung im Voraus, um günstigere Tarife zu erhalten, die Planung im Voraus, die Verwendung von Firmenkarten, um den Zeitaufwand für das Sammeln von Rechnungen und Quittungen zu verringern, und die Verwendung von Online-Vergleichsrechnern und Apps, um die Reise besser zu verwalten.
Eine weitere gute Idee wäre es, eine Agentur mit der Organisation dieser Geschäftsreise zu beauftragen, da diese Erfahrung mit günstigeren Preisen und Bedingungen hat und über Informationen verfügt, auf deren Grundlage sie Reisen, Flüge usw. maßschneidern kann.
Auch auf persönlicher Ebene lohnt es sich, einige Ideen von Anbietern, die ihre Optionen auf den verschiedensten Internetplattformen hinterlassen, in Betracht zu ziehen.
Andere Reisende raten, die Freizeit so zu gestalten, dass sie für Aktivitäten von persönlichen Interesse genutz werden kann. Außerdem empfehen sie, Handtaschen zu tragen, um Zeit bei der Gepäckabholung zu sparen und Verluste zu vermeiden.
Es ist auch ein interessanter Vorschlag, alles bereitzuhalten. Dies gilt für alltägliche Gegenstände wie einige Medikamente, Ladegeräte, Kosmetika, Büroartikel, Visitenkarten, Schlüssel, Geld, usw.
Eine digitale Kopie aller rechtlichen Dokumente ist ein Muss. Dazu gehören Pässe, Reisebescheinigungen, Versicherungspolicen und alles andere.
Beim Packen ist es ratsam, sowohl Geschäftskleidung als auch Freizeitkleidung mitzunehmen, damit Sie an Sitzungen, formellen Empfängen, Abendessen, aber auch an Morgengymnastik oder an einem abendlichen Drink mit einem alten Bekannten teilnehmen können. Es ist auch ratsam, Schlafhilfen wie Kopfhörer oder Schlafmasken mitzunehmen.
Achten Sie darauf, dass Sie die Sicherheitskontrollen am Flughafen nicht verletzen. Denken Sie daran, keine brennbaren Flüssigkeiten, verbotene Substanzen oder andere Gegenstände mitzuführen.
Ein letzter Ratschlag: Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf Ihr Mobiltelefon. Mailen Sie sich alle lokalen Adressen für Ihre Reise, wie Hotels, Büros, Sehenswürdigkeiten usw. Die Idee ist, alles auf Ihrem Handy zu speichern und dann alle Ziele auf einer Karte zu markieren. Auf diese Weise sind Sie immer auffindbar und sparen Zeit.